KEPUTUSAN KETUA DKM AL-MUHAJIRIN NO.001/DKM/AM-GI/III-2015 TENTANG PEDOMAN KEPENGURUSAN DAN JOB DESCRIPTION PENGURUS DKM AL-MUHAJIRIN, GRAHA INDIRA, CITRA RAYA, MASA BHAKTI 2015-2018
Pengurus DKM Al-Muhajirin adalah penggerak organisasi dalam beraktifitas guna mencapai visi, misi dan tujuan yang telah ditetapkan berdasarkan Musyawarah Mufakat yang dilakukan pada tanggal 21 Maret 2015 di Masjid Al Muhajirin, Graha Indira, Citra Raya.
Gerak langkah pengurus harus terencana, teratur, terpadu, menyeluruh dan berkesinambungan serta selalu bersandar kepada Al-Qur'an dan Assunnah, dalam setiap tindakan pengurus supaya gerak langkahnya dapat menghasilkan kinerja yang demokratis, partisipatif, bersinergi dan berkualitas serta mendapatkan Ridho Allah S.W.T.
Untuk itu perlu disusun suatu pedoman sebagai petunjuk teknis dalam kepengurusan DKM Al-Muhajirin, pedoman ini selanjutnya menjadi dasar pedoman/ acuan Pengurus dalam setiap aktivitas dan kegiatan yang dilakukan.
1. PENGURUSDKM Al-Muhajirin adalah pelaksana kepemimpinan dan kepengurusan organisasi untuk mengemban amanah dan bertanggung jawab kepada jama'ah.Pengurus DKM Al-Muhajirin memiliki wewenang dan tanggungjawab sesuai Keputusan Ketua DKM No. 001/DKM/AM-GI/III-2015.
1) Pengurus DKM Al-Muhajirin adalah lembaga kepemimpinan tertinggi dalam organisasi.
2) Mengemban amanah organisasi dalam masa kepengurusan 3 (tiga) tahun terhitung sejak dikukuhkannya oleh MUI Kecamatan Panongan tanggal 26 Maret 2015.
3) Bertanggungjawab kepada jama'ah melalui Musyawarah Jama'ah/ umum.
1) Merealisasikan dan menjalankan hasil-hasil Musyawarah Jama'ah.
2) Melakukan sosialisasi hasil-hasil Musyawarah Jama'ah dan kebijakan organisasi kepada lembaga-lembaga struktural yang ada di bawahnya dan jama'ah.
3) Menyelengarakan Musyawarah Kerja Tahunan yang dihadiri seluruh Pengurus DKM Al-Muhajirin dan Dewan Penasehat Al-Muhajirin, untuk menjabarkan Program Kerja yang telah ditetapkan serta menyusun Anggaran Pendapatan dan Belanja DKM.
4) Mengamankan lingkungan dan menjaga kekayaan/ asset yang dimilikI organisasi DKM Al-Muhajirin.
5) Memberikan laporan kepada jama'ah masjid baik secara rutin/ periodik maupun insidentil.
6) Menjaga hubungan tali silaturahmi dan ukhuwah dengan jama'ah, tokoh masyarakat, ulama, dan umaro guna mendukung kelangsungan dan kelancaran kegiatan masjid.
7) Menyelenggarakan musyawarah kepengurusan sesuai dengan kebutuhan organisasi.
8) Menyelenggarakan dan menyiapkan seluruh materi Musyawarah Jama'ah di akhir masa kepengurusannya.
9) Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus DKM Al-Muhajirin kepada jama'ah dalam forum Musyawarah Jama'ah, berdasarkan laporan/ progress report (perencanaan dan pelaksanaan kegiatan) dari para kasie dan staff Pengurus DKM Al-Muhajirin.
1) Struktur organisasi DKM Al-Muhajirin berbentuk Staff.
2) Kepemimpinan tertinggi berada di tangan Ketua DKM yang dibantu oleh Wakil Ketua, Sekretaris dan Bendahara, yang didelegasikan kepada masing-masing Bidang/ Seksi/ jabatan pengurus.
3) Berdasarkan pembidangan kerjanya terdiri dari beberapa bidang/ seksi, yaitu:
a) Bidang Dakwah dan Bazis
b) Bidang PHBI
c) Bidang Sosial dan Kematian
d) Bidang Pembangunan dan pemeliharaan Masjid.
e) Bidang Usaha dan Dana
f) Bidang Kewanitaan
g) Pembinaan Remaja dan Pendidikan
h) Bidang Humas
i) Dokumentasi dan IT
Guna memperjelas mekanisme kerja masing-masing jabatan Pengurus DKM Al-Muhajirin dirumuskan penjabaran tugas pokok (Job Description) sebagai berikut:
1) Ketua DKM
Pengemban amanah organisasi yang dipilih pada waktu Musyawarah Jama'ah.
Bertanggung jawab atas terlaksananya seluruh amanah yang ditetapkan dalam Musyawarah Jama'ah.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Memimpin dan mengendalikan kegiatan rutin organisasi secara umum.
b) Memimpin Rapat Umum Pengurus.
c) Memimpin dan mewakili DKM Al-Muhajirin dalam kegiatan ekstern.
d) Mengkoordinir, memotivasi, mengevaluasi, mengarahkan dan membimbing seluruh kegiatan bidang/seksi/jabatan dalam melaksanakan amanah organisasi.
e) Pengambil keputusan atas semua permasalahan yang terjadi pada saat pelaksanaan tugas yang dijalankan Pengurus dengan memperhatikan masukan dari penasihat dan pengurus lainnya.
f) Menyelengarakan dan memimpin Musyawarah Kerja untuk membahas dan menjabarkan program kerja sesuai dengan kebutuhan.
g) Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi dalam Musyawarah Jama'ah.
2) Wakil Ketua DKM
Membantu Ketua DKM dalam pelaksanaan seluruh amanah yang ditetapkan dalam Musyawarah Jama'ah.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Mewakili Ketua DKM apabila yang bersangkutan berhalangan hadir atau tidak ada di tempat.
b) Membantu Ketua DKM dalam menjalankan tugas sehari-hari.
c) Mengkoordinir, memotivasi, mengevaluasi, mengarahkan dan membimbing seluruh kegiatan bidang/seksi/jabatan dalam melaksanakan amanah organisasi.
d) Memberikan laporan kepada Ketua DKM untuk aktivitas atau kegiatan yang telah dilakukan.
3) Sekretaris
Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program kesekretariatan dan pengelolaan administrasi organisasi.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a)&n bsp; Mengatur dan mengelola tugas kesekretariatan organisasi secara umum.
b) Membuat surat resmi yang dikeluarkan DKM Al-Muhajirin.
c) Bersama Ketua menandatangani setiap surat resmi yang dikeluarkan DKM.
d) Menerima, mencatat, dan mengarsipkan surat masuk dan keluar.
e) Memberikan pelayanan administratrif untuk seluruh bidang/ seksi/ jabatan.
f) Memberikan laporan bidang kesekretariatan kepada Ketua DKM.
g) Menjadi notulis dalam setiap musyawarah yang dipimpin oleh Ketua/ Wakil ketua.
h) Mewakili Ketua dan Wakil Ketua apabila yang bersangkutan berhalangan hadir/ tidak ada di tempat.
4) Bendahara/Keuangan
Membantu Ketua DKM,bertanggung jawab dalam pengelolaan keuangan organisasi.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Menyimpan, mengelola dan membukukan keuangan Organisasi.
b) Merencanakan dan mengusahakan pemasukan sumber-sumber dana ke kas DKM berkoordinasi dengan bidang/ seksi Dana dan Usaha.
c) Mengendalikan dan menertibkan pelaksanaan anggaran belanja masjid sesuai dengan ketentuan peraturan akutansi keuangan.
d) Mengeluarkan uang sesuai keperluan dan kebutuhan berdasarkan persetujuan Ketua DKM.
e) Menyimpan bukti penerimaan dan pengeluaran keuangan organisasi.
f) Membuat laporan keuangan secara rutin/ periodik maupun insidentil kepada publik/jamaah melalui sarana papan pengumuman/ informasi secara terbuka/ transparan.
g) Membuka Rekening Bank untuk penyimpanan dan pengeluaran uang ditandatangani bersama Ketua dengan system pembukuan Rekening Koran.
h) Menyimpan uang kas DKM yang berbentuk cash untuk kebutuhan operasional organisasi DKM maksimal sebesar Rp. 1 (satu) juta.
i) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada Ketua DKM.
5) Bidang Dakwah, Peribadatan dan Bazis
Membantu Ketua DKM, yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program dakwah, peribadatan dan pembinaan jama'ah.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketaqwaan Jama'ah.
b) Mengatur penyelenggaraan ibadah Shalat Jum'at, termasuk membuat jadwal imam dan khotib.
c) Mengatur pelaksanaan kegiatan pengajian yang diselenggarakan di Masjid Jami' Al-Muhajirin.
d) Mengatur pelaksanaan ibadah sholat harian termasuk membuat jadwal imam rawatib.
e) Memotivasi jamaah dalam memakmurkan masjid dengan menyelenggarakan kegiatan ibadah khususnya sholat dan kegiatan lainnya.
f) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
Membantu Ketua DKM serta bertanggung jawab dalam Program pemberdayaan Zakat, infaq dan Shodaqah jama'ah.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Merencanakan, mengatur, memotivasi dan menjalankan program pemberdayaan dana ummat melalui zakat, infaq,wakaf dan shodaqoh.
b) Membantu jama'ah dalam proses penghitungan jumlah dan penyaluran zakat, infaq dan shodaqoh yang akan dikeluarkan.
c) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
6) Bidang PHBI
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja PHBI.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) kegiatan peringatan hari besar Islam seperti tahun baru Hijriyah, Maulid Nabi Muhammad S.A.W; Isra' dan Mi'raj Nabi Muhammad S.A.W; peringatan Nuzulul Qur’an di bulan Ramadhan, serta peringan hari besar Islam lainnya seperti tablig akbar.
b) Pelaksanaan qurban Idul Adha,
c) Menerbitkan objective dan rencana kerja tahunan yang terukur.
d) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
7) Bidang Sosial dan Kematian
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Sosial dan Kematian.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang bersifat sosial atau kemasyarakatan.
b) Membantu jama'ah dalam mengurusi atau menanggulangi musibah dan kematian.
c) Kematian merupakan masalah yang penting, sebab merupakan fardhu kifayah bagi warga muslim. Oleh karena itu, bidang ini bertanggung jawab untuk mengurus jenazah, mulai dari memandikan, mengkafani, menshalatkan, hingga memakamkannya.
d) Membuat edukasi bagaimana mencetak warga yang mampu mengurus jenazah.
e) Berkoordinasi dengan bidang lain untuk mengelola pemberian santunan kepada fakir miskin, dhuafa, anak yatim piatu di bulan Ramadhan dan bulan-bulan lainnya.
f) Membuat pelatihan untuk mengurus jenazah, mulai dari memandikan, mengkafani, menshalatkan, hingga memakamkannya.
g) Menerbitkan objective dan rencana kerja tahunan yang terukur.
h) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
8) Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan Masjid
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Pembangunan, Pemanfaatan, Pemeliharaan dan Pengembangan Masjid.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan pembangunan, renovasi serta pengembangan bangunan masjid dan sarana lainnya.
b) Mengatur dan mengelola kebersihan, keindahan, dan kenyamanan masjid.
c) Melakukan pengelolaan pemeliharaan Masjid dan sarananya.
d) Merencanakan, mengatur, dan menyelenggarakan pengadaan peralatan dan perlengkapan masjid (sarana dan prasarana).
e) Melakukan inventarisasi dan penambahan inventaris masjid.
f) Menyiapkan pengadaan peralatan dan perlengkapan untuk menunjang kelancaran kegiatan organisasi DKM.
g) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
9) Bidang Usaha dan Dana
Membantu Ketua DKM,bertanggung jawab dalam pelaksanaan program usaha untuk pendanaan organisasi.
Melaksanakan kegiatan Organisasi antara lain:
a) Merencanakan,mengatur dan menyelenggarakan kegiatan dalam usaha mencari sumber dana organisasi.
b) Berusaha mencari donator/ penyumbang baik perorangan/ individu atau instansi/ lembaga/ dunia usaha/ swasta.
c) Menjembatani hubungan antara organisasi dan donator tetap/ tidak tetap.
d) Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas kepada ketua DKM.
10) Bidang Kewanitaan
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Kewanitaan.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Kajian khusus ibu-ibu.
b) Kegiatan pelatihan rumah tangga kewanitaan.
c) Mengadakan Kegiatan yang dapat menigkatkan kualitas kewanitaan.
d) Menerbitkan objective dan rencana kerja tahunan yang terukur.
e) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
11) Bidang Pemuda dan Pendidikan
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam Program Kerja Pembinaan Pemuda dan Remaja Masjid.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Merencanakan, mengatur, membina dan menyelenggarakan organisasi Remaja Masjid.
b) Menyelenggarakan kegiatan peningkatan keimanan, keilmuan, keterampilan dan kemasjidan bagi anggota dan Pengurus Remaja Masjid.
c) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Pendidikan dan Pelatihan.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Merencanakan, mengatur dan menyelenggarakan kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan keilmuan dan keterampilan jama'ah, baik anak-anak, remaja maupun orang tua.
b) Membina Majelis Ta'lim ibu-ibu.
c) Membina dan mengelola Taman Pendidikan Al Quraan (TPA).
d) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
12) Bidang Humas
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Humas.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Distribusi informasi program DKM secara internal kepada pengurus.
b) Distribusi informasi program DKM kepada Jamaah Masjid Al-Muhajirin dan warga muslim perumaham Graha Indira.
c) Menjadi agen komunikasi dua arah antara:
- DKM Masjid Al Muhajirin dan warga perumahan. - DKM Masjid Al Muhajirin dan DKM masjid-masjid sekitar. - DKM Masjid Al Muhajirin dan lembaga-lembaga eksternal.d) Memberdayakan berbagai bentuk alat media komunikasi spt: spanduk, leaflet, sms, radio, ataupun surat kabar.
e) Menerbitkan objective dan rencana kerja tahunan yang terukur.
f) Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM.
13) Bidang Dokumentasi dan IT
Membantu Ketua DKM, bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Dokumentasi dan IT.
Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain:
a) Meliput dan mendokumentasikan kegiatan-kegiatan DKM.
b) Pemanfaatan mading sebagai sarana pemberitahuan dalam dokumentasi.
c) Membuat website atau blog yang menginformasikan kegiatan masjid.
d) Mengaktifkan mading masjid.
e) Menerbitkan objective dan rencana kerja tahunan yang terukur.
f) Melaporkan dan mepertnaggungjawabkan pelaksanaan tugas kepada Ketua DKM
Proses pengambilan keputusan DKM Al-Muhajirin dilakukan dengan cara musyawarah mufakat yang terdiri dari:
1) Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Al-Muhajirin, Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Al-Muhajirin.
2) Dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali.
3) Diselenggarakan dan dipimpin oleh Pengurus DKM Al-Muhajirin.
4) Ketua & Wakil Ketua DKM dibantu oleh Sekretaris memimpin jalannya rapat.
5) Membahas Laporan Tahunan Pengurus DKM Al-Muhajirin dan evaluasinya.
6) Memberi masukan/ rekomendasi yang tidak mengikat kepada Pengurus DKM Al-Muhajirin dalam menjabarkan Program Kerja untuk tahun berikutnya.
1) Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Al-Muhajirin, Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Al-Muhajirin.
2) Dilaksanakan setiap 1 (satu) tahun sekali.
3) Diselenggarakan dan dipimpin oleh Pengurus DKM Al-Muhajirin.
4) Ketua dan Wakil Ketua DKM dibantu oleh Sekretaris memimpin jalannya rapat.
5) Dilakukan satu tahun sekali untuk menjabarkan Program Kerja Musyawarah Jama'ah.
6) Merencanakan agenda kegiatan seluruh bidang selama satu tahun ke depan.
7) Menyusun anggaran baik penerimaan maupun belanja/ pembiayaan secara terintegrasi/ terpadu, menyeluruh dan berkelanjutan.
1) Dihadiri Pengurus DKM Al-Muhajirin dan undangan khusus.
2) Ketua Bidang menjadi pimpinan rapat.
3) Dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk:
a. Menyusun rencana kepanitiaan suatu kegiatan.
b. Mempersiapkan pelaksanaan suatu kegiatan secara teknis.
c. Melakukan koordinasi dan evaluasi kegiatan panitia
d. Mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban Panitia.
1) Dihadiri oleh seluruh Pengurus DKM Al-Muhajirin, Dewan Penasehat, dan Lembaga-lembaga yang berada dibawah DKM Al-Muhajirin.
2) Dilaksakan setiap saat oleh Pengurus Harian apabila dianggap perlu.
1) Motivasi kepengurusan disampaikan pada forum-forum musyawarah dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.
2) Sosialisai kebijakan dan kegiatan dilakukan melalui forum-forum musyawarah, Lembar Informasi, Papan Informasi dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.
Pendelegasian kepengurusan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pelimpahan Tugas.
1) Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Al-Muhajirin dapat dilakukan dalam Musyawarah Harian.
2) Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Al-Muhajirin di tetapkan dalam suatu surat keputusan yang ditandatangani Ketua DKM dan Sekretaris DKM.
3) Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus DKM Al-Muhajirin diumumkan kepada seluruh jama'ah melalui Lembar Informasi dan Papan Informasi.
Setiap amanah yang diemban oleh pengurus, kepanitiaan atau unit-unit lain di lingkungan DKM Al-Muhajirin harus dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan laporan.
Supaya laporan yang disampaikan memiliki keseragaman, maka perlu ditetapkan standard format-format laporan tersebut, antara lain:
1) Format Laporan Tahunan Pengurus DKM Al-Muhajirin terdiri:
a) Pendahuluan.
b) Penjabaran Program Kerja tahunan masing-masing bidang
c) Realisasi pelaksanaan Program Kerja masing-masing bidang (progress report).
d) Laporan Keuangan.
e) Evaluasi.
f) Lampiran.
2) Format Laporan Pertanggungjawaban Pengurus DKM Al-Muhajirin, terdiri dari:
a) Pendahuluan.
b) Realisasi/pelaksanaan Program Kerja masing-masing bidang.
c) Laporan Keuangan.
d) Evaluasi.
e) Saran.
f) Lampiran.
3) Format Laporan Panitia, terdiri:
a) Pendahuluan.
b) Persiapan kegiatan.
c) Pelaksanaan kegiatan.
d) Hasil-hasil kegiatan dilengkapi dokumentasi administrasi dan atau foto-foto kegiatan.
e) Laporan Keuangan.
f) Evaluasi.
g) Saran.
h) Lampiran.
Ditetapkan di Graha Indira Citra Raya Tangerang, 31 Maret 2015 Ketua Achmad Hermanto
